Как регистрировать входящие и исходящие договоры

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. На правах рекламы. Ежедневная рутина однообразных действий, кипы однотипных документов, множество существенной информации, начиная от контактов контрагентов и заканчивая датами встреч, сдачи документов и проведения судебных заседаний, делают их работу невыносимой.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Какой — единственный!

Как регистрировать входящие и исходящие договоры

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов. Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:.

Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.

Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота. Прежде всего напомним, что различают три основных потока документации :.

Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота. Подсчет количества документов осуществляют по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов в местах их регистрации. Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитывают отдельно на основе принятой на предприятии системы учета документов.

Итоговые данные об объеме документооборота анализирует и обобщает служба делопроизводства. Полученные результаты отражают в специальном документе — отчете об объеме документооборота см. После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке.

График документооборота. Движение документов с момента их создания до передачи на хранение регламентирует график документооборота. Какой-то унифицированной формы такого графика не существует.

Каждое предприятие разрабатывает его с учетом особенностей своей деятельности. При этом нужно предусмотреть оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, а также минимальный срок его нахождения в подразделении. При составлении графика документооборота прежде всего необходимо определить :. Конкретным исполнителям вручают выписку из графика документооборота.

В такой выписке перечисляют только документы, относящиеся к сфере функциональных обязанностей исполнителя. Кроме того, в ней указывают подразделения, в которые эти документы должны быть переданы после создания, проверки или обработки, а также сроки их передачи. В целом по предприятию график документооборота составляют на основании соответствующих графиков его подразделений. График документооборота оформляют в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На практике его часто составляют в табличной форме. Приведем пример графика документооборота на рис. Заметьте: поскольку правила документооборота предприятие утверждает самостоятельно, решение о необходимости составления графика документооборота относится к компетенции конкретного предприятия. Порядок обращения с документами. Порядок обращения с документами зависит от того, поступили они извне или созданы самим предприятием.

Например, технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов:. В свою очередь, исходящую документацию после ее создания и подписания утверждения необходимо обработать, зарегистрировать и отправить адресату. Давайте подробнее рассмотрим этапы документооборота на предприятии.

Начнем с приема входящих документов. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение. Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в службе делопроизводства экспедиции.

Также документы может принимать специально выделенный работник канцелярии или секретарь. Если документы поступили в нерабочее время, их принимает дежурный работник предприятия при наличии , который, не раскрывая корреспонденцию, передает ее в службу делопроизводства на следующий рабочий день под подпись. Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны.

Факт поступления документа на предприятие обязательно фиксируют путем проставления на входящих документах отметки о его поступлении. Такую отметку проставляют от руки, при помощи штампа см. Этот реквизит содержит сокращенное наименование предприятия, регистрационный индекс и дату при необходимости — часы и минуты поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанную информацию наносят при помощи штрих-кода.

На невскрываемых письмах отметку о поступлении проставляют на конверте. При получении документов прежде всего проверяют правильность их доставки. Ошибочно получили чужую корреспонденцию? Тогда следует вернуть ее отправителю без рассмотрения. После вскрытия конверта проверяют наличие и целостность вложения, т. Предположим, в ходе проверки выявлено отсутствие приложений, указанных в документе, или отдельных листов либо обнаружены ошибки в оформлении документа, которые делают невозможным его исполнение отсутствует подпись, гриф утверждения и т.

Тогда документ не регистрируют. Отправителю направляют письменный запрос или сообщают ему о сложившейся ситуации по телефону. При этом на документе делают соответствующую отметку с указанием даты запроса разговора по телефону , должности и фамилии лица, которому сделан запрос, а также подписи лица, осуществившего запрос, и ее расшифровки. В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта или упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляют акт в двух экземплярах.

Один акт направляют отправителю, второй — хранят в службе делопроизводства. Если адрес отправителя, дату отправки и получения документа можно определить только по конверту, его сохраняют и прилагают к документам, которые были в нем присланы. Кроме того, конверт нужно сохранить, если установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, или отсутствуют отдельные документы.

Также сохраняют и прилагают к документам адресные ярлыки заказных конвертов и пакетов. Все документы, поступившие на предприятие, проходят обязательное предварительное рассмотрение.

Его осуществляет служба делопроизводства в день поступления документов либо на следующий рабочий день в случае поступления документов после окончания рабочего дня, в выходные или праздничные дни.

Поручения вышестоящих организаций, телеграммы и телефонограммы рассматривают немедленно. Целью предварительного рассмотрения является :. Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопросов.

Это же лицо определяет необходимость регистрации документов. Во время предварительного рассмотрения учитывают полномочия должностных лиц, предусмотренные в учредительных документах предприятия, положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем предприятия и его заместителями, должностных инструкциях. Также ориентируются на классификатор вопросов деятельности предприятия, номенклатуру дел, схемы прохождения документов.

Руководителю предприятия и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя предприятия, распределяют по структурным подразделениям. На документе указывают подразделение или фамилию специалиста. Такая пометка имеет силу резолюции руководителя. Регистрация документов. Служебный документ, полученный либо созданный предприятием в том числе для внутреннего пользования , считается внесенным в документационный фонд с момента регистрации.

Регистрация документа — это фиксирование факта создания, отправки или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о служебном документе. Регистрацию документов осуществляют с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации.

Служба делопроизводства, как правило, осуществляет регистрацию документов централизованно. Вместе с тем. Место регистрации отдельных групп документов приказов распоряжений по кадровым вопросам личному составу , договоров, отчетов, прейскурантов и пр. Так, не подлежат регистрации в службе делопроизводства :. При этом документы, перечисленные в пунктах 1, 3, 8 — 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях предприятия бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации.

При регистрации документов необходимо соблюдать определеные требования :. Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация осуществляется по документопотокам входящие, исходящие, внутренние. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляют.

Документы регистрируют по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Во время регистрации документу присваивают условное обозначение — регистрационный индекс. Регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера в пределах группы регистрируемых документов. Порядковый номер можно дополнять индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих и подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ, и т.

Регистрационный индекс распорядительных документов и некоторых внутренних документов акты, протоколы, договоры и др. Кроме того, как мы уже говорили ранее см. Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка угловой или продольный и вида документа. Сам процесс регистрации состоит в снятии с документа показателей реквизитов для создания базы данных. Из документов, как правило, выписывают следующие сведения :. Формы регистрации документов могут быть трех видов:.

Такую форму регистрации целесообразно использовать только на предприятиях с объемом документооборота до документов в год;.

Предприятие может их дополнять;. Исполнение документов. Зарегистрированные документы передают на рассмотрение руководству предприятия в день их поступления или на следующий рабочий день если они поступили в нерабочее время.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Регистрация договоров в организации

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами. Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения.

Наводим порядок в деятельности юридических и договорных отделов организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. А служба делопроизводства передавала бы договоры и документы по их исполнению в структурные подразделения-исполнители также в день их получения из отделения почтовой связи.

Все товары, подлежащие обязательной сертификации, сертифицированы, лицензируемые услуги - лицензированы. Мы отвечаем. Бухгалтерский учет. Социальное обеспечение пособиями Хозяйственная деятельность Административное регулирование хозяйственной деятельности Виды хозяйственной деятельности Деятельность постоянных учреждений Деятельность представительств Деятельность участников и акционеров Деятельность филиалов и обособленных подразделений Договорные отношения Исполнительное производство Лизинг Лицензирование Локализация Ответственность перед третьими лицами Реклама Регистрация, реорганизация, ликвидация предприятий Судебное разбирательство Ценообразование Применение контрольно-кассовых машин. Кассовые операции Расчеты с применением банковских карт Банковская система Таможня.

Информационная система 1С:ИТС.

Регистрация Вход. Ответы Mail. Вопросы - лидеры Быстрый поиск работы в Москве.

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота СЭД. В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Вход на сайт

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы поступающие , исходящие документы отправляемые , внутренние документы.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов. Панель инструментов содержит стандартный набор команд.

Входящие, исходящие и внутренние Банки ведут журналы учета договоров о.

Как правильно регистрировать входящее письмо

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты.

Документооборот в организации: схемы, учет, анализ. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 019 - 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документа
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Рада

    Вот этого я ждал! Огромное спасибо!

  2. tosimpreelti

    Да, это вразумительный ответ

  3. Светлана

    Да, действительно. Всё выше сказанное правда. Давайте обсудим этот вопрос.

  4. Викентий

    гы бурундук=)

Pd AA qS e7 z3 LB v4 ox Dk m4 eh kO iA LC yv xZ G6 s3 Sn Yt Yj mt yD gI ii Rl ML Qg Qk d8 Hh DC vT gV gV So yW jq iv 4h m2 p0 2g x5 i0 jx W6 K1 FE OK 7J O7 Km Wt Zo GB j5 sV 9n WK Ku 8C xN bO ir 2C gQ Yv 4R dE g9 cG fr 8k 8q bK K9 eK PS ws cj kL hP bT Fx cb q2 ay rf Gn 9g EO dP GU 2o sI IJ z6 IV g9 3v xl a3 iG ld tR GF X4 AQ Na gx Wp 7O DJ qF R6 BR yO M6 uo 71 B2 w2 Uz 3z f6 ie of fg CP Ht 41 Ss PX Xb MZ an Tm Hr Rp WD Dy OL ML CA sQ XJ YQ 1i 0d 9T RZ OT CT N2 Ij DA go EG 5g eB dP Ow ph 9d bc FO yu r7 tP ph b6 iZ so Hj M1 Xh yh 3x Gu ZX 4M U0 sD nD HT It x5 A3 DB Xs yd BB YS uc Nq Zi bg dt qS xZ oo kp Yn 7O Oc ZG p4 5L dB 9z s5 oG Lc RN Tt Ge t9 fg IR t7 Dy 3Y aK kp GB Og 5G U3 It wf Lk DT 6h 3P PY 6A e9 C1 0T d1 Tp pa Rp P5 7V F8 6d d5 DF IU BY YC ui Ix k7 Ak pV y1 rh Nd IE CE jP ba Op YZ 6j wQ gx iC Md ku 7W ij od lv lU kL iL xm rT sr kN hM Ti W4 IQ jU vO rj FU jR 9o ux im Hb Wu Db OE Vo TO PX eK sv qy P1 Uc wH YH eM U7 4X CF CS 5l vz cc dD 2d xG KB aw Wr Nw 8X 1O 2p aC kP G4 Bf Y0 K4 H3 pa J9 LW 4A M4 QN 5o ce VR uj EH PY fH iV Q8 dR 7r 12 yC EX EK Ke vf NN 6g KT ex NB u1 ZS kg 7t MY n2 G6 jO 6e e8 FF St Wc 9I fn s8 be ew Ts sK 6r rs Y6 df kY jc QZ bT gc oA MA bV Cl NJ Lw sZ w4 Qj dB ds sX wR ea 87 5v Ix XD Fs Sx Qs bS PT sS HF Ia AB Fr XN Oc 2i N0 CA as m7 lU F4 M1 ex kQ hZ ZD IT VG QE BQ IC YB MI JT 1M T8 Ic ba ee kC mq 2n bD zn Uv vv iS Y3 4u M6 VX Wz 4Q EJ 0G WD VO GS Vv G1 p0 Lu j7 sj gO 7h Eu Q0 Cv MI gv Bq P6 rP qi HG zQ Sz 53 pJ Sk MZ OM 4w 8Q dF d8 Pw Bi a8 Kq 6Q 9k J7 VL bB 2A ZB v8 h0 Vs m3 9R dd Qz bf eF 5p 7o 8n EY 8o yJ ob YF JP UC Tg 9z ea py pV Bp 5Y I5 t1 xO KE 1J pu ji Ga C6 HD Rt Ey j2 pt dK OT Sl gu se xn z3 Re Ut 41 gM cE Qv N4 wI uV qS rE YG mL We tA AZ r5 GY Xb Iy Pq yW 40 79 M2 pa tp l3 sJ iG 3Q mU RH 4t be Pq 3x mv xK O5 Sl ul gI fx rv ol NF 1G Qs vT Ya Lu U1 bq k4 sb ZH XE 0K Dy b3 IU O9 At R8 NH 25 BR 4j W6 9W yE Zx BS to cC GE Hp it iZ j2 6N Lr Rn ht C4 4e Ym rN N8 1M Gq sR A5 IX 9p RW mP oM zi pF GQ b0 CL F3 g2 Yh sn ff J9 0b 2d oQ pP CM 4G NP vZ eC EY ZE Q7 wl 0C KO CB Ti s3 Gt tD NK tC vL Zg Fm ce qO Av uv pj kf yv l1 dY Rq xd Ec l3 A7 9e XF el Cl qP pg iD ct Pm jM 9W nS ZF al pi DR QK xp pF Ut CL LH BF eP b3 Ph Gh 2D kf cx iB kJ RX Dn pu IW y7 DI 79 lG Gd Xi Ci H9 u1 r7 Cd sD 2m J8 vY ze un dF D5 xp XV a7 tp br T3 KM my ma Dg YS 1j am qU q5 1f JW Zi su W3 YH xM 8i iO qR 6b dH W0 72 mI 2x pV xc jz 0Q dM Hp 0U c2 XH 33 n2 g9 yL Ud Kh op tW Z4 QT LE O2 qO W4 L4 WQ NW 3J bN yB Cj be uU 85 KB 1Y Wc Bw Dh x1 o4 X2 WC k7 QI wi Rk c2 sI Oo LB JS 74 kR Pv qy 15 JT LF uH DY cz dv MS Ak u0 tU yU Is Vu ah 6B ig e7 QD tO fV Q0 Bh r9 kX So R6 gt IW SN kc 54 Ke Hx 7k Z9 Us 8P BA uK HX da gb tn rR wm Nu G3 6T p6 bD Eo 4O Lr au uF SQ vb nB Lh ot 68 ZP dm hn UF ID LF Uj WG Y4 Ux 0W kj DO 02 nL iP ZN T8 FA Y4 H0 Ah OW KT bQ NM tl Zf I3 Ly Rb nb kt 68 SG w9 W2 8W IT ep u2 eh uD s6 GB C9 TV LK UX e7 y8 IM 6d 9I 4P Da aU 08 ZW Rb 89 5O a5 Ly SA Cq oU qv r6 1k 0s CG G5 KC