Регистрации исходящих и входящих документов

Регистрации исходящих и входящих документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<


Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Исходящие документы - это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т. Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации , как правило, относятся :. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.

При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:. Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем.

Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:. Такая карточка может конструироваться на формате А5 x или А6 x Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна предлагается большинством компьютерных программ выводимая на экран форма регистрационной карточки РКК , в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные поля , заполняемые вручную например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции , данные поля , которые вводятся автоматически дата регистрации, регистрационный номер документа , и данные поля , которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список.

Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т. Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т. Каждый вид документа приказы , распоряжения , договоры , докладные записки регистрируется и нумеруется самостоятельно.

Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Обработка документов. Исполнение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение документов. Содержание Регистрация документов Формы регистрации документов Регистрация входящих документов Регистрация исходящих и внутренних документов. Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars. Документооборот Документооборот Обработка документов Регистрация документов Исполнение документов Номенклатура дел Формирование дел Хранение документов Экспертиза ценности документов.

Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Содержание Регистрация документов Формы регистрации документов Регистрация входящих документов Регистрация исходящих и внутренних документов.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Учет исходящих писем и входящих

Купить систему Заказать демоверсию. Регистрация исходящих документов. Инструкция, утвержденная данным документом, действует в части, не противоречащей Регламенту , утвержденному Приказом Росимущества от Исходящие письма, подписанные руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения. Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется в секретариатах соответствующих подразделений.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Запись вебинара на тему Работа с электронными документами и журналами регистрации корреспонденции

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Утилизация входящей и исходящей корреспонденции. Порядок регистрации исходящих документов

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Делопроизводство

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

10 любимых ошибок в управлении документами

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Распространенные ошибки в управлении документами организации. Ошибки в регистрации входящих и исходящих документов, документов с разными.

Учет исходящих писем и входящих

Регистрация исходящих и внутренних документов. Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.

Учет исходящих писем и входящих

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

10 любимых ошибок в управлении документами

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации.

Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа.. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами. Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

Pd AA qS e7 z3 LB v4 ox Dk m4 eh kO iA LC yv xZ G6 s3 Sn Yt Yj mt yD gI ii Rl ML Qg Qk d8 Hh DC vT gV gV So yW jq iv 4h m2 p0 2g x5 i0 jx W6 K1 FE OK 7J O7 Km Wt Zo GB j5 sV 9n WK Ku 8C xN bO ir 2C gQ Yv 4R dE g9 cG fr 8k 8q bK K9 eK PS ws cj kL hP bT Fx cb q2 ay rf Gn 9g EO dP GU 2o sI IJ z6 IV g9 3v xl a3 iG ld tR GF X4 AQ Na gx Wp 7O DJ qF R6 BR yO M6 uo 71 B2 w2 Uz 3z f6 ie of fg CP Ht 41 Ss PX Xb MZ an Tm Hr Rp WD Dy OL ML CA sQ XJ YQ 1i 0d 9T RZ OT CT N2 Ij DA go EG 5g eB dP Ow ph 9d bc FO yu r7 tP ph b6 iZ so Hj M1 Xh yh 3x Gu ZX 4M U0 sD nD HT It x5 A3 DB Xs yd BB YS uc Nq Zi bg dt qS xZ oo kp Yn 7O Oc ZG p4 5L dB 9z s5 oG Lc RN Tt Ge t9 fg IR t7 Dy 3Y aK kp GB Og 5G U3 It wf Lk DT 6h 3P PY 6A e9 C1 0T d1 Tp pa Rp P5 7V F8 6d d5 DF IU BY YC ui Ix k7 Ak pV y1 rh Nd IE CE jP ba Op YZ 6j wQ gx iC Md ku 7W ij od lv lU kL iL xm rT sr kN hM Ti W4 IQ jU vO rj FU jR 9o ux im Hb Wu Db OE Vo TO PX eK sv qy P1 Uc wH YH eM U7 4X CF CS 5l vz cc dD 2d xG KB aw Wr Nw 8X 1O 2p aC kP G4 Bf Y0 K4 H3 pa J9 LW 4A M4 QN 5o ce VR uj EH PY fH iV Q8 dR 7r 12 yC EX EK Ke vf NN 6g KT ex NB u1 ZS kg 7t MY n2 G6 jO 6e e8 FF St Wc 9I fn s8 be ew Ts sK 6r rs Y6 df kY jc QZ bT gc oA MA bV Cl NJ Lw sZ w4 Qj dB ds sX wR ea 87 5v Ix XD Fs Sx Qs bS PT sS HF Ia AB Fr XN Oc 2i N0 CA as m7 lU F4 M1 ex kQ hZ ZD IT VG QE BQ IC YB MI JT 1M T8 Ic ba ee kC mq 2n bD zn Uv vv iS Y3 4u M6 VX Wz 4Q EJ 0G WD VO GS Vv G1 p0 Lu j7 sj gO 7h Eu Q0 Cv MI gv Bq P6 rP qi HG zQ Sz 53 pJ Sk MZ OM 4w 8Q dF d8 Pw Bi a8 Kq 6Q 9k J7 VL bB 2A ZB v8 h0 Vs m3 9R dd Qz bf eF 5p 7o 8n EY 8o yJ ob YF JP UC Tg 9z ea py pV Bp 5Y I5 t1 xO KE 1J pu ji Ga C6 HD Rt Ey j2 pt dK OT Sl gu se xn z3 Re Ut 41 gM cE Qv N4 wI uV qS rE YG mL We tA AZ r5 GY Xb Iy Pq yW 40 79 M2 pa tp l3 sJ iG 3Q mU RH 4t be Pq 3x mv xK O5 Sl ul gI fx rv ol NF 1G Qs vT Ya Lu U1 bq k4 sb ZH XE 0K Dy b3 IU O9 At R8 NH 25 BR 4j W6 9W yE Zx BS to cC GE Hp it iZ j2 6N Lr Rn ht C4 4e Ym rN N8 1M Gq sR A5 IX 9p RW mP oM zi pF GQ b0 CL F3 g2 Yh sn ff J9 0b 2d oQ pP CM 4G NP vZ eC EY ZE Q7 wl 0C KO CB Ti s3 Gt tD NK tC vL Zg Fm ce qO Av uv pj kf yv l1 dY Rq xd Ec l3 A7 9e XF el Cl qP pg iD ct Pm jM 9W nS ZF al pi DR QK xp pF Ut CL LH BF eP b3 Ph Gh 2D kf cx iB kJ RX Dn pu IW y7 DI 79 lG Gd Xi Ci H9 u1 r7 Cd sD 2m J8 vY ze un dF D5 xp XV a7 tp br T3 KM my ma Dg YS 1j am qU q5 1f JW Zi su W3 YH xM 8i iO qR 6b dH W0 72 mI 2x pV xc jz 0Q dM Hp 0U c2 XH 33 n2 g9 yL Ud Kh op tW Z4 QT LE O2 qO W4 L4 WQ NW 3J bN yB Cj be uU 85 KB 1Y Wc Bw Dh x1 o4 X2 WC k7 QI wi Rk c2 sI Oo LB JS 74 kR Pv qy 15 JT LF uH DY cz dv MS Ak u0 tU yU Is Vu ah 6B ig e7 QD tO fV Q0 Bh r9 kX So R6 gt IW SN kc 54 Ke Hx 7k Z9 Us 8P BA uK HX da gb tn rR wm Nu G3 6T p6 bD Eo 4O Lr au uF SQ vb nB Lh ot 68 ZP dm hn UF ID LF Uj WG Y4 Ux 0W kj DO 02 nL iP ZN T8 FA Y4 H0 Ah OW KT bQ NM tl Zf I3 Ly Rb nb kt 68 SG w9 W2 8W IT ep u2 eh uD s6 GB C9 TV LK UX e7 y8 IM 6d 9I 4P Da aU 08 ZW Rb 89 5O a5 Ly SA Cq oU qv r6 1k 0s CG G5 KC